L'ERP des sociétés de services en Suisse romande, du devis à la marge réelle
La plupart des sociétés de services savent si l'année a été bonne. Beaucoup moins savent quelles missions ont réellement gagné de l'argent, et elles l'apprennent à la clôture, quand il est trop tard pour agir.
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Nalios Suisse en chiffres
Quatre métiers, un même modèle économique
Vous ne vendez pas un produit, vous vendez du temps et de l'expertise. Tout se joue donc sur trois chiffres : combien d'heures ont été vendues, combien ont été consommées, et combien ont été facturées.
Pourquoi vous ne connaissez pas votre marge avant la clôture
Le temps est saisi dans un outil, les frais dans un deuxième, les factures dans un troisième. Le compte de résultat d'une mission ne se consolide qu'en fin de mois, parfois en fin de trimestre. À ce moment-là, la mission est terminée et discuter d'un dépassement n'a plus de sens.
Dans un système intégré, la commande signée crée le projet avec son budget d'heures vendues. Chaque heure saisie et chaque frais engagé viennent s'imputer dessus. La marge est visible pendant la mission, ce qui laisse le temps de faire ce qui compte : renégocier un avenant, réaffecter une ressource, ou arrêter les frais.
Deux décisions déterminent la fiabilité de tout cela, et nous les cadrons systématiquement en amont. Le coût horaire retenu par profil, coût employeur seul ou augmenté d'une quote-part de structure. Et ce qui est affecté à une mission plutôt qu'aux frais généraux, en particulier l'avant-vente et les réunions internes. Ces deux choix changent vos marges du simple au double.
Les feuilles de temps, et le seul indicateur qui compte
Sans temps saisis correctement, rien ne fonctionne : ni la marge, ni la facturation au réel, ni la charge prévisionnelle.
Odoo permet la saisie sur ordinateur, sur mobile et au chronomètre, avec distinction entre heures facturables et non facturables, et validation par le responsable. Techniquement, le sujet est réglé depuis longtemps.
Le vrai sujet est ailleurs, et c'est là que les projets échouent. Une saisie faite le vendredi soir produit des chiffres inutilisables. Et si la définition de ce qui est facturable varie d'un chef de projet à l'autre, votre taux d'occupation sera contesté à chaque réunion de direction, donc il ne servira à rien.
Ce que nous imposons : une définition écrite et unique du facturable, une saisie qui prend moins d'une minute par jour, et un retour visible pour celui qui saisit. Un consultant qui voit son taux d'occupation saisit. Un consultant qui alimente un tableau de bord qu'il ne verra jamais arrête au bout de trois semaines.
Le détail du paramétrage est sur notre page gestion de projets.
Facturer au forfait, au temps passé, aux jalons, ou en récurrent
Odoo couvre les quatre modèles et surtout leur combinaison sur un même client, ce qui correspond à la réalité : un forfait de cadrage, des jours au temps passé, un contrat de maintenance mensuel et des frais refacturés. En Suisse, ces factures récurrentes doivent également respecter le standard de facturation QR, un point que nous intégrons dès le paramétrage.
Deux points que nous cadrons au démarrage parce qu'ils coûtent cher après coup. La refacturation des frais : avec marge, sans marge, ou absorbée. Et le traitement du travail en cours, c'est-à-dire des heures réalisées mais pas encore facturées, qui décale votre chiffre d'affaires et votre trésorerie si personne ne le suit.
Le volet comptable est détaillé sur notre page comptabilité, et le pilotage financier sur notre page ERP finance.
Récurrent et projet, la vue complète d'un client
Les contrats de maintenance sont souvent gérés comme des factures récurrentes dans un outil, les projets au temps passé dans un autre, les abonnements dans un troisième. Résultat, il faut un mois pour savoir de quoi votre activité est faite, et un client qui ne renouvelle pas se remarque après la date d'échéance.
Dans Odoo, la même fiche client porte les deux : le revenu récurrent et le revenu de projet, avec les renouvellements et les changements de tarif suivis au même endroit.
Vous avez déjà Odoo et vos chiffres ne sont pas fiables
Ce que nous trouvons presque toujours : des projets créés à la main sans lien avec les commandes, un taux de saisie des temps en dessous de la moitié, des règles de facturation qui ne correspondent plus aux contrats signés, et un tableur de suivi qui reste la vraie référence.
Notre état des lieux porte sur trois points : le taux de saisie réel, l'écart entre les missions facturées et les missions suivies dans l'outil, et la fiabilité du coût horaire utilisé. Les problèmes sont rarement techniques. Ils viennent du modèle de projet et des règles de facturation.
Sur ce type de mission, la demande initiale porte presque toujours sur un tableau de bord. Nous commençons par la définition du facturable. Un indicateur construit sur des règles floues sera contesté à la première réunion où il dérange, et il ne servira plus jamais. Une définition écrite, partagée et appliquée vaut plus que dix graphiques.
Avec l'ERP Odoo pour le service B2B, intégrez et automatisez tous vos processus
Optimisez la gestion de vos opérations commerciales B2B. Suivez facilement les flux d'activités, automatisez les processus essentiels et gérez les relations clients avec efficacité.
Spécifiquement conçue pour automatiser les processus de vente, cette application permet de créer des devis, de gérer des commandes et de suivre les contrats. Elle est intégrée avec le CRM Odoo pour fournir une vue unifiée des activités de vente. Cette intégration facilite la gestion des commandes récurrentes et la négociation des contrats, tout en offrant des fonctionnalités avancées comme la signature électronique pour accélérer les clôtures de ventes.
Cette application est essentielle pour gérer les interactions avec les clients et les prospects. Elle permet de suivre les opportunités de vente, d'organiser les campagnes de marketing, et de maintenir des relations solides avec les clients. Le CRM d'Odoo aide également à analyser les performances des ventes, à optimiser les processus commerciaux, et à améliorer la satisfaction client.
Essentielle pour ce secteur : planification, feuilles de temps, suivi de la marge par mission en temps réel, diagrammes de Gantt et vues kanban. C'est le module qui transforme les heures saisies en pilotage réel de rentabilité.
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Avec l'ERP Odoo, gérez vos projets de manière efficace grâce à des outils de planification avancée et de suivi des tâches. Vous pouvez assigner des responsabilités, suivre l'avancement en temps réel et garantir que les projets respectent les délais et les budgets prévus. Les fonctionnalités de gestion de projet incluent des diagrammes de Gantt, des vues kanban, et des rapports de performance détaillés.
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Questions fréquemment posées
Voici quelques questions fréquentes sur Odoo dans le secteur des services B2B :
Oui, à condition d'avoir tranché deux choses au démarrage : le coût horaire par profil et ce qui est affecté à la mission plutôt qu'aux frais généraux. Ces deux décisions déterminent la fiabilité de toutes vos marges.
Chaque saisie est marquée facturable ou non, alimente le taux d'occupation et la facturation des missions au temps passé. Le point critique n'est pas technique : c'est d'avoir une définition unique du facturable, écrite et appliquée par tous les chefs de projet.
Oui, sur la même fiche client, ce qui donne la vue complète d'un compte, revenu récurrent et revenu de projet compris, avec les renouvellements suivis au même endroit.
Oui, sur mobile et au chronomètre, avec validation par le responsable. La difficulté est l'adoption, pas l'outil.
Oui, via la facturation intersociétés, utile notamment pour les groupes ayant une structure entre la Suisse et l'étranger.
Oui, et c'est fréquent. L'audit porte sur le taux de saisie, le modèle de projet et les règles de facturation. Les problèmes sont rarement techniques.
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