Pour pouvoir faire grandir son entreprise, il faut la structurer. Parler de structure n'équivaut pas uniquement à un plan marketing ou un plan commercial. C'est un tout et cela passe avant tout par la création de budget. Que ce soit un budget optimiste, réaliste ou pessimiste, Odoo vous permet de les créer, facilement, sur bases de vos critères, et de les suivre en temps réel. Bien entendu, les différents revenus et/ou dépenses enregistrés dans la comptabilité s'intègrent automatiquement pour vous permettre d'avoir une vue d'ensemble en temps réel.
Configuration
Création d'un budget
Après l'activation du budget au sein des paramètres de la comptabilité, il est temps d'aller créer le squelette de ce dernier. Pour cela on ouvre l'application Comptabilité/Budget. On crée ensuite le budget qu'on désire, en lui donnant un nom, souvent équivalent à l'année en cours " Budget 2023" ainsi qu'une date de début et de fin. Vous êtes bien sûr libre de lui donner le nom que vous désirez ainsi que de choisir la période d'application de ce dernier, même si il s'agit souvent d'un budget annuel.
Dès que ceci est terminé, il est maintenant temps de venir ajouter des membres (postes budgétaires) à notre squelette.
L'ajout de postes budgétaires
Dans Odoo, il existe trois types de postes budgétaires.
Le premier consiste à créer un poste budgétaire en y ajoutant les codes des comptes qui, dès qu'ils sont imputés dans la comptabilité, seront repris (dans le poste budgétaire crée) et ainsi pris en compte dans le calcul du budget. Il s'agit ici donc purement d'une approche comptable.
Ci-dessous, un exemple qui a pour objectif de surveiller mes frais liés au "Marketing".
Le (les) compte(s) repris ici sont directement lié(s) à marketing, c'est à dire que si des factures sont comptabilisées avec un des ces comptes (dans ce cas-ci, il n'y en a qu'un, on pourrait bien sûr avoir plusieurs codes par poste budgétaire), le montant de la ligne où ce compte est imputé, sera prise en compte dans mon budget dans le poste budgétaire de "marketing".
Dès que ce poste budgétaire est crée, il faudra encore lui donner une date de début, de fin et le plus important, le montant qu'on prévoit de dépenser pour cette année.
Le deuxième poste budgétaire se base sur une comptabilité analytique. Une comptabilité analytique est une dimension qui n'existe pas dans la comptabilité. En effet, ce ne sont pas des comptes comptables qu'on va suivre mais bien des comptes virtuels définis par nous-même. C'est à dire que si vous désirez créer un compte analytique par projet, c'est tout à fait possible. Cependant, le principe reste le même pour l'imputation, si ce compte virtuel est sélectionné sur une facture, le montant de la ligne correspondante dans le facture sera reprise dans ce poste budgétaire dédié.
Le troisième (et dernier) permet de combiner les deux postes budgétaires précédents. Ainsi, si vous désirez différencier les dépenses marketing (code comptable existant via le compte de publicité) c'est tout à fait possible. En effet, même si les deux types marketing seront imputés sur le compte comptable, il vous sera possible, grâce à la comptabilité analytique, de déterminer, quel type de marketing coûte le plus cher (ou rapporte le plus, dépendant de ce que vous désirez analyser et de ce que vous avez configuré).
Vous êtes bien entendu, libre de créer autant de postes budgétaires que vous le souhaitez dans chacun de vos budgets.
Les différents montants
Sur l'image précédente, on aperçoit 3 montants différents ainsi qu'un pourcentage de réalisation: le montant prévu, le montant réel et le montant théorique.
Le montant prévu est le montant qu'on planifie de dépenser/générer sur la période de temps définie. Si il s'agit d'une dépense, il va de soi que ce dernier soit au négatif
Le montant réel est celui qui a réellement été imputé sur le poste budgétaire sur base des codes de comptes ou des comptes analytique
Le montant théorique correspond au montant qui est censé être imputé sur base de la date du jour, c'est donc un montant qui changera tous les jours.
Le pourcentage de réalisation équivaut à la comparaison entre le montant réel et le montant théorique à ce jour. Ce % bougera donc au fur et des jours comme c'est le cas pour le montant théorique
Dès que tous ces postes budgétaires (libre de votre choix) sont crées, il est maintenant temps de voir ce que cela donne en temps réel.
Fonctionnement
Création et imputation d'une facture
Dépendant des comptes comptables et/ou analytiques utilisés tant dans vos postes budgétaires que dans vos factures clients/fournisseurs, si ceux-ci sont identiques, une imputation aura lieu sur le poste budgétaire lié.
Ci-dessous un exemple avec une facture client en lien avec mon "Projet Lac Léman" (compte analytique).
En ayant ajouté ce compte analytique à ma facture, automatiquement, mon poste budgétaire sera impacté (voir ci-dessous).
Vous désirez avoir ce budget à portée de main pour vous donner l'occasion de l'analyser en permance? Ajoutez-le à vos tableaux de bord et consultez le autant que vous le désirez!
Comme démontré ci-dessus, cet outil performant vous permet de suivre, en détails, les postes budgétaires que VOUS définissez pour tracker VOS projections financières.
