Il y a quelques semaines déjà, un article avait été publié concernant la gestion des salaires dans Odoo (à retrouver ici). Cet article avait pour but de démontrer à quel point gérer des salaires était facile dans Odoo. Cependant, cet article s'est arrêté à la configuration standard des règles salariales et n'est pas rentré dans les détails de comment les paramétrer pour que les différents montants soient repris dans la comptabilité et pris en compte pour le paiement effectif des salaires.
Cet article a donc pour but de vous éclairer sur les étapes à suivre pour que cette génération des salaires soient facile, efficace et prête à l'emploi.
Configuration
L'intégration des comptes dans les règles salariales
Pour permettre la comptabilisation des différents montants repris dans les règles salariales, les comptes à imputer doivent être renseignés sur ces dernières. En fonction de la catégorie de la règle les comptes varient. En effet, un salaire net à payer ne se rangera pas dans le même compte que la part LPP de l'employé.
Pour intégrer ces comptes dans les règles il faut se rendre dans la partie comptabilité et y renseigner le compte désiré. Dans le cadre d'une règle portant sur le salaires brut, le compte à renseigner serait un compte "5000 salaires" (au débit) alors que pour une part AVS/AI/APG payé par l'employé il s'agirait plutôt d'un compte "2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance".
En revanche, la règle salariale "AVS/AI/APG - part patronale" ne comportera pas seulement un, mais deux comptes. Mais au fond, pourquoi 2 comptes différents? Parce que c'est l'employeur qui reçoit la facture totale de l'AVS/AI/APG. Mais comme le montant AVS/AI/APG est payé par les deux parties (employés et employeur), l'employeur se doit de retenir, sur le salaire de l'employé, sa part AVS/AI/APG. Ainsi le compte "2270 Assurances sociales et institutions de prévoyance" sera inscrit au débit et le compte "5700 Charges sociales" au crédit.
La configuration mentionnée ci-dessus sera à appliquer dans tous les cas de figures semblables, c'est-à-dire, ceux où l'employeur se doit de retenir un montant fixe (dans le cas de la LPP par exemple) ou un pourcentage (dans ce cas de l'AVS par exemple) sur le salaire de l'employé pour être capable de régler la facture globale lors de la réception de cette dernière. Pour rappel, cette part patronale se range dans la catégorie des "Contributions de la société".
Toute règle appartenant à la catégorie "Contributions de la société" se verra être configurée avec les mêmes comptes que mentionné ci-dessus.
Dernièrement, il est nécessaire de déterminer le compte à imputer pour le salaire net, dans notre cas, nous utiliserons le compte 2350 " Salaire net à payer"
Création d'un brouillon d'entrée et d'un fichier de paiement
Lorsque les employés et leurs contrats sont crées et que les règles salariales sont en place, il ne reste plus qu'à générer les fiches de paie et s'attaquer à la partie comptable.
Pour se faire, dès la génération d'un lot de paiement (ce qui permet de grouper la génération des fiches de paie pour tous les employés), il faudra d'abord crée un brouillon d'entrée, générer un rapport de paiement, choisir le journal à utiliser et confirmer
Ce rapport de paiement peut maintenant être téléchargé sur votre portail e-banking (tâchez de bien télécharger le fichier sur le portail de la banque liée au journal sélectionné précédemment) pour procéder au paiement.
Comptabilisation du paiement des salaires
Lorsque le brouillon d'entrée et le rapport de paiement sont crées, on peut se diriger vers le journal dans lequel le brouillon a été crée (dans notre cas, il s'agit du journal des salaires).
Comme on peut le constater, ce brouillon a bel et bien été crée et on peut maintenant le parcourir pour s'assurer que tout est en ordre avant de le publier. Si ce dernier est en ordre, il peut être publié pour être comptabilisé.
Attention que si vous avez générez plusieurs fiches de paie en même temps, tous les montants seront groupés dans les différents comptes. Aucune différence ne sera visible par employé à ce stade, il vous faudra revenir sur la feuille de calcul de la fiche de salaire pour visualiser cela.
Téléchargement du relevé bancaire et lettrage
Dès que le paiement sera effectué par la banque et que vous aurez téléchargé votre relevé bancaire, il est temps de passer au lettrage. En ouvrant le relevé bancaire, ce dernier apparaîtra de la manière suivante:
On remarque que notre paiement se trouve tout en haut, dans le compte banque 1024 au crédit. Il faut maintenant aller chercher son équivalent dans les lignes en dessous (lettrages des données existantes). On peut y apercevoir la premier ligne " salaire net à payer" pour le même montant. En le sélectionnant, ce dernier vient automatiquement se placer sous le paiement de la banque et il suffit maintenant de valider ce lettrage.
Comme vous pouvez le constater, la comptabilisation des salaires nécessite, certes quelques configurations de départ. Cependant, dès la configuration terminée, vous gagner un temps précieux par la suite grâce à la génération de vos fiches paie ainsi qu'à leur comptabilisation réalisées en quelques clics seulement.
