Que ce soit pour des bureaux ou des ateliers, les systèmes de pointages sont encore fort présents de nos jours. Mais que fait-on si on a oublié son badge, sa carte de pointage ou bien que la pointeuse est loin par rapport à son lieu de travail ? Avec Odoo, mettez facilement en place un système de pointage en fonction de vos besoins.
Avant de parler de configuration, il serait judicieux de d'abord connaître les différentes possibilités qu'offre le système. En termes de prise de présences, Odoo s'est principalement concentré sur les types d'employés, à savoir ceux qui travaillent avec un ordinateur et qui peuvent gérer cela eux-mêmes et ceux qui travaillent en atelier et qui n'ont pas d'ordinateur personnel. C'est ainsi que Odoo a crée une solution "individuelle" et une de "groupe".
La solution individuelle
La solution individuelle permet aux employés qui possèdent un compte utilisateur sur Odoo de directement enregistrer leur heures de présences grâce à la fonctionnalité "arrivée/départ". Cette dernière permet à l'employé d'indiquer le début ainsi que la fin de sa journée de travail. Bien sûr, l'employé peut se connecter et se déconnecter autant de fois qu'il le désire sur la journée (pour les pauses midi ou pause café par exemple).
Dès la déconnexion de l'employé, un récapitulatif de la dernière session est visible. Ce récapitulatif reprend également le nombre d'heures supplémentaires prestées (ou non).
La solution collective
Cette solution permet aux employés qui, soit ne travaillent pas avec un ordinateur personnel, soit n'ont pas d'accès utilisateur Odoo, de tout de même enregistrer leurs heures de travail. Pour cela, un mode kiosque a été mis en place. Ce kiosque permet à l'employé de choisir sa fiche employé configurée dans le système et d'y comptabiliser ses heures prestées.
Configuration
La configuration de ce module est assez simple car il ne concerne majoritairement que le mode kiosque. En effet, comme la solution individuelle est liée à chacun sur son ordinateur, il n'y a pas de possibilités de fraude en termes d'identification possible. Le mode kiosque présentant lui des possibilités de fausses identifications, Odoo a mis en place différents modes permettant une meilleure sécurité de l'activation des présences.
Premièrement, on rencontre le mode "sélection manuelle". Ce mode permet simplement de sélectionner l'employé que l'on est et ainsi démarrer/stopper nos heures de travail. Tout un chacun est donc capable de faire cela et de sélectionner un compte sans aucune autre vérification.
Deuxièmement, il est le mode "sélection manuelle avec code PIN". Cette méthode permet de créer un code PIN (à retrouver sur la fiche Odoo de l'employé) et de s'identifier avec, d'abord la sélection de la fiche employé, ensuite la composition du code PIN personnel. Ceci permet déjà une meilleure authentification grâce à ce code, censé rester secret de tout un chacun.
Troisièmement, il existe le mode le plus sécurisé de tous, étant la lecture d'un code barre (ou du RFID) du badge de l'employé par exemple. Votre employé a oublié son badge? La sélection manuelle avec le code PIN est toujours disponible pour ce genre de situation.
Enfin, il est possible de configurer un temps de tolérance des heures supplémentaires. Ceci permet de configurer, soit en faveur de l'employeur ou de l'employé, une période où le temps (comptés en minutes) de travail supplémentaire ne sera pas déduit et donc au profit de l'un ou de l'autre.
Avec cette configuration facile à mettre en place, permettez à vos employés de vos différents départements (travailleurs de bureau ou d'atelier) de facilement enregistrer leurs heures pour vous permettre un suivi facile, rapide et ce dans le même outil qu'utilisé pour vos autres départements.
Analyse des présences
L'onglet "Présences" reprend toutes les différentes sessions de travail par employé. Ceci, peu importe le nombre de séance sur la journée, elles seront toutes répertoriées visibles. Grâce à la vue liste standard de Odoo, des possibilités d'analyse classiques sont déjà possibles grâce aux "regrouper par" ou encore les filtres (pour voir qui est arrivé après une certaine heure par exemple)
L'onglet "Analyse" permet d'avoir du reporting de manière plus visuel avec plusieurs graphiques disponibles, automatiquement filtrés sur les arrivées du mois en cours. Ces graphiques peuvent être étoffés avec les heures supplémentaires si désiré. Ces heures sont calculées sur base de l'horaire de travail configuré sur l'employé. Enfin, un tableau croisé dynamique est également disponible pour permettre des analyses plus chiffrées.
Comme vous l'aurez remarqué, le module présence est un module simple qui vous permet d'intégrer la prise de présence dans le même ERP que celui utilisé pour le reste de vos autres activités. Il permet de répondre aux différents besoins que votre entreprise pourrait avoir et grâce à son reporting efficace et modifiable, vous suivez ,comme vous le désirez, les heures prestées par vos employés.
Vous désirez implémenter ce module dans votre entreprise? Nalios est là pour vous aider!