Paie suisse sur Odoo : le guide complet

Assurances sociales, impôt à la source, types de salaire, certificats de salaire… La paie suisse est l'un des domaines les plus exigeants pour une entreprise. Bonne nouvelle : Odoo dispose d'une localisation suisse dédiée et est certifié Swissdec.

Dans ce guide, nos Business Analysts vous expliquent, étape par étape, comment configurer une paie suisse fiable et conforme dans Odoo.

01Odoo, une paie certifiée Swissdec

Odoo est certifié Swissdec. Concrètement, cela vous permet de gérer vos salaires et de transmettre vos déclarations, comme l'impôt à la source ou les certificats de salaire de fin d'année, directement aux autorités.

La certification Swissdec rend-elle la paie totalement automatique ? Hadrien Dricot, associé et Business Analyst chez Nalios Suisse, répond :

« À 85 %, il y a quasi tout qui est couvert. Une fois que le setup est fait, c'est un clic par mois pour déclarer le salaire. »
Hadrien Dricot, associé et Business Analyst chez Nalios Suisse

La mise en place initiale demande en revanche un peu de temps, et c'est elle qui fait toute la différence.

Avant de commencer, vérifiez que votre base de données est bien configurée avec la localisation fiscale suisse et que le module de paie suisse certifié Swissdec est activé.

02Étape 1 : configurer les assurances sociales

Les assurances sociales se configurent depuis l'application Paie, dans le menu Configuration. Chaque assurance a son propre menu, et toutes suivent à peu près le même fonctionnement.

1 · L'assurance LAA

Commencez par la LAA, car elle sera ensuite reprise dans l'assurance AVS. Pour chaque assurance LAA, vous renseignez :

• La société concernée (si vous êtes en multi-société) ;
• Le numéro d'assurance, propre à votre assureur, que vous trouverez dans votre contrat ou sur le site de Swissdec ;
• Le numéro de client et le numéro de contrat, qui permettent à Swissdec de vous identifier lors de la transmission ;
• Les groupes LAA, avec un nom et une unité de groupe. Plusieurs groupes peuvent être utiles si, par exemple, un département n'est pas assuré de la même manière qu'un autre.

2 · L'assurance LPP

On retrouve les mêmes informations que pour la LAA, avec deux éléments en plus :

• La solution LPP, facultative, mais à renseigner si votre assurance vous en a fourni une ;
• La coordination, une nouveauté depuis 2026. Elle permet d'indiquer des montants en pourcentage plutôt qu'un montant fixe, ce qui est particulièrement utile pour les employés payés à l'heure.

Vous indiquez aussi les montants minimum et maximum, ainsi que la période de validité de l'assurance. Cela vous permet de garder un historique des taux et des seuils au fil des années.

3 · L'assurance AVS

Une fois la LAA et la LPP créées, vous pouvez configurer l'AVS. Vous y indiquez les assurances LAA et LPP prioritaires, c'est-à-dire les plus utilisées dans votre société. Les taux AVS et d'assurance chômage sont généralement préremplis avec les taux officiels, mais vous pouvez les modifier si vous êtes dans une situation particulière. Nous détaillons ce paramétrage dans notre article sur les cotisations AVS/AI/APG et AC dans Odoo.

4 · La caisse de compensation

C'est le dernier élément obligatoire. Vous y renseignez les informations de votre contrat et vous indiquez si les allocations sont payées par l'entreprise ou par l'institution. Vous définissez aussi les taux côté employé et côté employeur.

Un tableau vous permet de définir des montants fixes par enfant, par paliers. Par exemple : une allocation pour enfant de 250 francs pour un premier enfant entre 0 et 16 ans, puis une allocation de formation pour un premier enfant entre 16 et 18 ans. Ces montants seront ensuite repris automatiquement dans les fiches de paie (voir aussi la configuration des allocations familiales).

5 · Les assurances LAAC et IJM

Ces assurances ne sont pas obligatoires. Si vous en avez, renseignez les informations de votre contrat, vos différentes solutions et les seuils minimum et maximum auxquels elles s'appliquent. Attention : si ces seuils ne sont pas renseignés, les salaires ne seront tout simplement pas calculés.

6 · Appliquer les assurances aux employés

Une fois vos assurances configurées, rendez-vous sur la fiche de chaque employé, dans l'onglet Assurance, pour sélectionner celles qui s'appliquent :

• AVS : vous pouvez définir un statut spécial (jeune, exonéré, retraité), qui adaptera l'AVS sur la fiche de paie.
• Caisse de compensation.
• LAA : vous choisissez le groupe. Les taux permettent d'indiquer une part de l'entreprise à 0 % ou à 50 %. Si l'entreprise prend en charge 100 % de l'assurance, choisissez la solution « assuré contre les accidents professionnels et non professionnels sans déduction » : aucune déduction ne sera faite côté employé.
• LAAC et IJM, si votre société en a.
• LPP : si l'employé n'est pas assuré, il suffit de cocher la case correspondante. Sinon, vous pouvez renseigner un montant fixe, côté employé et côté employeur, ou un pourcentage, plus pratique pour les employés payés à l'heure.

Voir notre tutoriel vidéo sur les assurances sociales dans Odoo

03Étape 2 : comprendre les types de salaire

Les types de salaire sont les briques qui constituent une fiche de paie. Ils suivent des codes légaux qui déterminent comment chaque montant est traité dans toute la chaîne : imposition, certificat de salaire, cotisations…

1 · La règle d'or : ne pas créer ni modifier les types de salaire

Odoo étant certifié Swissdec, il est recommandé de ne pas créer de nouveaux types de salaire et de ne pas modifier leurs paramètres. Changer certains paramétrages pourrait rendre vos déclarations à l'administration fausses, voire les faire rejeter. En revanche, vous pouvez les renommer sans risque.

2 · Ce qui compose un type de salaire

• Un nom, pour comprendre de quoi il s'agit.
• Deux codes : le code CH et le code Odoo. Tout est paramétré en fonction de ces codes, il ne faut pas y toucher.
• Un compte de débit et un compte de crédit. Odoo propose des comptes par défaut à la création de la base de données. C'est un premier paramétrage à vérifier, pour que chaque fiche de paie soit correctement comptabilisée.
• Une catégorie : cotisations de l'entreprise, allocations, déductions…
• Les inclusions : le type de salaire est-il inclus dans le brut, dans la base AVS, l'ANP, l'IJM, l'impôt à la source ?
• Une catégorie pour le certificat de salaire, qui indique où le montant sera repris dans le certificat.

3 · Vérifier les types de salaire utilisés

Lors de vos premières fiches de paie, ouvrez l'onglet « Calcul de salaire » et activez la colonne Code. Vous verrez quel type de salaire a été utilisé pour chaque ligne, avec les montants et les taux. Si vous trouvez des incohérences, c'est probablement qu'un paramètre doit être ajusté.

04Étape 3 : configurer la fiche employé

Sur la fiche de l’employé, commencez par les informations administratives et personnelles. Les plus importantes pour la paie : l'adresse personnelle, le canton de résidence, la soumission ou non à l'impôt à la source, le niveau d'éducation et le type d'emploi.

Dans l'onglet Paie, vous renseignez notamment :

• La date de début du contrat (sans date de fin pour un contrat à durée indéterminée) ;
• Le type de contrat ;
• La catégorie de paie suisse, qui donne accès aux types de salaire certifiés Swissdec ;
• Le salaire, mensuel ou horaire ;
• Les indemnités de vacances et de jours fériés, avec des taux qui se remplissent automatiquement et que vous pouvez modifier ;
• Le 13e salaire, le cas échéant.

05Étape 4 : gérer les types de salaire récurrents et ponctuels

1 · Les types de salaire récurrents

Ce sont ceux qui reviennent chaque mois sur la fiche de paie : part privée du véhicule d'entreprise, abonnement de transport, frais de représentation forfaitaires… Ils se configurent directement sur la fiche de l'employé, dans le tableau des types de salaire de l'onglet Paie. Ils sont ensuite repris automatiquement sur chaque fiche de paie, tous les mois, avec leur description.

2 · Les types de salaire ponctuels

Un bonus, par exemple, n'est versé qu'une fois. Vous pouvez l'ajouter directement sur la fiche de paie du mois concerné.

06Étape 5 : configurer l'impôt à la source

1 · Importer les barèmes

Dans l'application Paie, menu Configuration, importez les barèmes d'impôt à la source. Deux options s'offrent à vous : un import manuel à partir d'un fichier TXT, ou un import automatique directement relié à Odoo. Nous recommandons l'import automatique de tous les cantons, pour disposer directement de tous les barèmes (notre article dédié à l’import des barèmes détaille la démarche).

Sélectionnez l'année fiscale, puis lancez l'import depuis l'administration fiscale. Le téléchargement prend quelques minutes, et une notification vous prévient une fois terminé. Vous pouvez ensuite renseigner les informations de l'institution d'impôt à la source : son nom, le canton et le numéro d'identification fiscale.

2 · Configurer l'employé

Dans l'onglet Personnel de la fiche employé, cochez la case indiquant que l'employé est soumis à l'impôt à la source. Un nouvel onglet « Impôt à la source » apparaît. Vous y renseignez le code tarifaire selon la situation de l'employé (par exemple, personne célibataire) et le nombre d'enfants éligibles à la déduction.

L'adresse complète de l'employé est essentielle : canton, commune, code postal et pays. C'est à partir de ces informations que le code d'impôt à la source est déterminé automatiquement. Sur la fiche de salaire, vous retrouvez ensuite l'impôt à la source calculé automatiquement, avec le taux appliqué et le code correspondant.

Voir notre tutoriel vidéo sur l'impôt à la source dans Odoo

3 · Un cas particulier : l'employé retraité

Si vous continuez à verser un salaire à un employé retraité, la configuration suit les mêmes étapes, avec un point essentiel : dans l'onglet Assurance de la fiche employé, définissez le statut spécial AVS sur « retraité ». Si l'employé n'est pas assuré à la LPP, cochez simplement la case correspondante.

Pour un salaire horaire, n'oubliez pas d'indiquer le nombre d'heures prestées dans la colonne « facteur » de la fiche de paie, puis de recalculer la feuille.

07Étape 6 : générer et vérifier les fiches de paie

Pour générer vos fiches de paie, nous recommandons de passer par les lots, qui permettent d'en traiter plusieurs à la fois. Sélectionnez la structure de paie suisse et la période, puis ouvrez chaque fiche pour la vérifier.

Ne négligez pas les alertes. Elles peuvent sembler sans importance, mais si des alertes restent présentes, votre certificat de salaire de fin d'année ne sera pas valide. Mieux vaut les corriger dès le début, plutôt que de devoir reprendre toutes les fiches de salaire de l'année. En cliquant sur une alerte, vous êtes redirigé vers l'information à compléter.

Calculez ensuite la feuille et imprimez-la pour la vérifier, en particulier lors des premières fois. Si vous modifiez une valeur, recalculez la feuille avant de la réimprimer. Une fois tout validé, confirmez la fiche : selon votre configuration, elle peut être envoyée automatiquement par email à l'employé.

La validation crée la pièce comptable, soit au niveau du lot, soit individuellement pour chaque fiche de paie. Elle reprend les comptes paramétrés sur chaque type de salaire : vérifiez qu'ils sont corrects lors de vos premières fiches.

Chez Nalios, nos Business Analysts accompagnent les entreprises de Suisse romande dans la mise en place de leur paie sur Odoo. Retrouvez tous nos tutoriels vidéo dans la playlist « Spécificités suisses » sur notre chaîne YouTube, et contactez-nous pour parler de votre projet.

Sources : Swissdec, liste des concepteurs ERP certifiés (Odoo SA, ELM 5.3, certificat n° 1203.25).